"1С:ERP+PM Управление проектной организацией" – новая архитектура и функциональные возможности

Приложение 2

Проектное бюджетирование и объемы:

Ресурсы проектов:

Работа подразделений и субподряд:

ТМЦ:

Экономика и общефирменное бюджетирование:

KPI проектов:

Работы, сроки и содержание проекта

В рамках управления работами и сроками осуществляется формирование и утверждение версий календарно-ресурсных планов проектов, оперативное планирование, мониторинг и контроль выполнения проектных задач, а также анализ соответствия плановых и фактических показателей проекта.

Модели управления

Модель управления определяет состав настроек расчета сроков, состав сценариев планирования и другие настройки. Для разных моделей управления предусмотрены различные формы начальной страницы.

Формирование списка проектов, рабочее место руководителя

Рабочее место руководителя проектов содержит перечень паспортов проектов, которые позволяют фиксировать и хранить в системе общую информацию о проектах. В паспорте проекта отображаются реквизиты, описывающие основные параметры проекта, такие как текущий руководитель, текущий статус, подразделение, портфель проекта, программа проекта и прочие параметры.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

• — Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта;
• — Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы;.
• — Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта;
• — Выполнение проекта.На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов;
• — Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).
•  

Планирование содержания и сроков проекта, диаграмма Ганта

План проекта может быть введён в систему несколькими способами:

• — Ручной ввод данных через панель управления проектом;
• — Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project;
• — Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе;
• — Комбинированный ввод данных: часть данных берётся из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.
•  

Примечание: в процессе работы с диаграммой Ганта при большом количестве строк со связями (в зависимости от производительности оборудования) может наблюдаться снижение быстродействия интерфейса. Ведутся работы по оптимизации.

Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Ганта, сетевой график, дерево ключевых показателей, монитор проекта.

Диспетчеризация проектных работ

• — Жизненный цикл проектной работы;
• — Планирование и выполнение работ;
• — Анализ результатов работ.
•  

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• — Предварительное планирование;
• — Оперативное планирование;
• — Принятие к исполнению;
• — Выполнение;
• — Отчёт об исполнении;
• — Завершение.
•  

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• — сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и непроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени;
• — анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
•  

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.

Фазы и контрольные точки проекта

• — Типизация контрольных точек;
• — Связь контрольных точек и фаз проекта;
• — Прохождение контрольных точек после принятия проектных решений;
• — Визуализация связанных контрольных точек и фаз проекта с KPI Фазы.
•  

Статус-отчеты по проектам

• — Статус-отчет для собрания;
• — Сводный статус-отчет по проектам.
•  

В данных отчетах выводится информация об основных показателях проекта и вопросах, на которых следует акцентировать внимание.

Версионирование проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное число версий проекта, вести параллельно несколько версий календарно-ресурсных планов одного проекта. Одновременное ведение нескольких версий необходимо для следующих целей:

• — иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план);
• — иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.
•  

Сквозное версионирование проектов

При создании версии проекта у пользователей есть возможность отнести версию к соответствующему сценарию.

Сценарий – это аналитический разрез для одновременного хранения нескольких версий плановых данных за один и тот же период. Иначе говоря, сочетание условий, в которых будет развиваться одновременно несколько проектов. Например, целевой, оптимистичный, пессимистичный.

Сквозное версионирование проектов позволяет:

• — сохранять и сравнивать различные версии сценариев по портфелю проектов;
• — проводить отбор показателей проектов по установленному сценарию;
• — анализировать тематические планы;
• — выявлять отклонения и оперативно балансировать проектную деятельность.
•  

Актуализация проекта

Решение позволяет на основании данных о фактическом выполнении проектных работ производить перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Шаблоны планов проектов

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны планов проектов, что особенно актуально при работе с типовыми проектами.

Структура данных шаблона идентична структуре плана проекта: структурная декомпозиция работ, информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта.

Проектная продукция

Функциональность «Проектной продукции» рекомендуется использовать в учете производства:

• — для разработки проектно-сметной, конструкторской и прочей документации;
• — как инструмент планирования и контроля выпуска продукции со сложной структурой;
• — для ведения, загрузки из сметных программ ведомостей объемов работ в проектах капитального строительства, девелоперских проектах.
•  

Управление документами проекта

Основные действия с документами (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы. Система позволяет использовать внутреннюю подсистему работы с файлами или внешнюю – «1С:Документооборот».

Для объектов некоторых типов (проекты, элементы планов и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище «1С:Документооборот».

Анализ проектов с группировкой по портфелям и программам

Для повышения качества и эффективности управления проекты могут быть объединены в портфели и программы.

Различные отчеты позволяют вывести информацию о плановых и фактических доходах и расходах, объемах, использовании материальных ресурсов, поступлениях и выплатах, а также трудозатратах в разрезе в разрезе портфелей и программ проектов.

Группировка и анализ проектов по портфелям и программам позволяет:

• — провести комплексную оценку эффективности проектов, программ, портфелей;
• — достичь сбалансированности портфелей и программ проектов;
• — принять взвешенное решение о включении проекта в план, о продолжении, приостановлении или прекращении проекта;
• — установить приоретизацию проектов, программ, портфелей;
• — учесть влияние проектов друг на друга и на портфель и/или программу целиком;
• — повысить качество распределения ресурсов между проектами, программами, портфелями.
•  

Проектное бюджетирование и объемы

В рамках проектного бюджетирования осуществляется управление процессами формирования бюджетов и объемов проектов. На этом этапе происходит планирование, актуализация и анализ бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств проектов в денежном эквиваленте, а также планирование, актуализация и анализ доходных и расходных объемов в натуральных показателях.

Бюджеты проектов

• — формирование бюджета доходов и расходов проекта;
• — формирование бюджета движения денежных средств проекта;
• — регистрация фактических бюджетов проектов;
• — план-фактный анализ бюджетов проектов.
•  

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• — план-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе элементов проекта, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов;
• — анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.
•  

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.

Планирование объемов и поставок проекта

Планирование поставок и планирование объемов проекта — ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Управление проектными договорами и обязательствами

Система позволяет детализировать состав договора контрагентов до актируемых этапов, указать условия оплаты по договору и установить связь между договором и этапами проекта.

Регистрация фактических данных и событий проекта

Для каждого элемента плана существует свой план планы освоенных объемов, доходов и расходов, и планы дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми.

Для регистрации фактически выполненных освоенных объемов, бюджетов и дополнительных затрат в системе предусмотрены соответствующие документы.

Отражение документов в проектном бюджетировании

Механизм «Отражение документов в проектном бюджетировании» предназначен для отражения фактических данных в контуре проектного бюджетирования на основании первичных документов оперативного контура.

Для корректного формирования фактических данных предварительно необходимо настроить правила получения фактических данных в проектном бюджетировании.

План-фактный анализ проекта

• — План-фактный анализ бюджетов проектов
• — План-фактный анализ освоенных объемов
• — План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов
• — План-фактный анализ использования ресурсов
• — План-фактный анализ затрат материальных ресурсов
• — План-фактный анализ дополнительных затрат
•  

Управление рисками проекта

Управление рисками проекта состоит из процессов:

• — идентификация рисков проекта;
• — оценка рисков проекта;
• — планирование мероприятий по работе с рисками;
• — фиксация свершения рисков.
•  

Дерево ключевых показателей проекта

• — мониторинг ключевых показателей проектов в % и абсолютных значениях;
• — принятие решений о своевременной инициации действий, способствующих выравниванию соотношений показателей.
•  

KPI проектов

По экономическим данным проектов можно выводить различные настраиваемые показатели.

Механизм показателей проектов позволяет отслеживать изменения в текущем состоянии проектов и проектных работ по произвольному набору критериев.

Отчет предназначен для вывода и сопоставления данных о дополнительных затратах на выполнение проектных задач в количественном и стоимостном измерениях. Отчет построен на СКД и обладает гибкой системой настроек.

Ресурсы проектов

В рамках управления ресурсами проектов осуществляется управление трудовыми и материальными ресурсами, необходимыми для выполнения проектов и проектных задач. На данном этапе ведется управление структурой трудовых и материальных ресурсов, осуществляется планирование и анализ загрузки трудовых ресурсов.

Планирование персонала и трудозатрат проекта

• — назначение трудовых ресурсов на проект;
• — назначение ролей и планирование трудозатрат проектных работ;
• — назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектных работ.
•  

Отличительной особенностью системы является ролевая структура трудовых ресурсов, которая направлена на облегчение процесса планирования, управления и анализа не только трудовых ресурсов, но и проектного управления в целом.

Управление ресурсами проектной команды

Система поддерживает три варианта управленческой структуры:

• — Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач;
• — Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов;
• — Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.
•  

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и трехуровневое планирование проектных работ: на этапах предварительного и окончательного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• — моделирование ресурсных ограничений путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление «узких мест»;
• — планирование ресурсов по предварительному и окончательному уровням;
• — анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» трудовых ресурсов.
•  

Анализ эффективности трудовых ресурсов по коммерческим проектам: распределение плановых и фактических объемов, доходов и расходов по трудовым ресурсам.

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

Для анализа загрузки и выполнимости группы проектов в системе предусмотрен отчет «Анализ загрузки ресурсов». Отчет позволяет произвести анализ перегрузки и простоя ресурсов назначенных на выполнение утверждённых, выполняемых и планируемых проектов исходя из доступной мощности ресурсов предприятия.

Табель учета рабочего времени позволяет вести учет рабочего времени по проектам и предназначен для ввода данных о распределении рабочего времени, затраченного трудовым ресурсом, в течении рабочего дня; а также для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.

Согласование трудозатрат

После того как в системе заполнены табели и введены отчеты о распределении фактического времени по проектам, у руководителя проектной задачи есть возможность скорректировать трудозатраты, отклонить какие-то часы и оценить их по норме стоимости для несогласованных затрат, а также отправить документ на дальнейшее согласование руководителю проекта и другим лицам, принимающим решения.

Управление коммуникациями проекта

Система позволяет создавать и хранить проектные задания. Задания предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче, или быть самостоятельной единицей.

В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.

Управление проектными знаниями, нормирование проектных работ

Система позволяет создавать и хранить шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. По сути, шаблон проекта – календарный план с набором типовых работ и контрольных событий.

В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления проектными знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещён, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления проектными знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

Система позволяет на основании статистической информации о фактической длительности выполнения работ обновить плановую длительность работ в шаблоне проекта.

Работа подразделений и субподрядчики

Управление работами внутри подразделений

Функциональность по управлению работой подразделений позволяет планировать и анализировать загрузку ролей и трудовых ресурсов подразделения.

Управление работой подразделений также позволяет планировать и анализировать финансовые показатели работы подразделения, в том числе с разделением на работы, выполняемые субподрядными организациями и собственными силами (подразделениями).

Рабочее место руководителя подразделения

Рабочее место руководителя подразделения предназначено для вывода информации о проектных задачах для руководителя подразделения, их текущем состоянии, выделенных трудозатратах и назначенных ресурсах.

Сводный прогноз трудозатрат по ролям

Инструмент «Прогноз трудозатрат по ролям» позволяет выявить простои или перегрузки ролей трудовых ресурсов за выбранный период по работам подразделения, проанализировать причины их появления и предпринять необходимые меры для их устранения.

Сводное планирование трудозатрат по трудовым ресурсам

Инструмент «Планирование трудозатрат по трудовым ресурсам» позволяет анализировать текущую загрузку трудовых ресурсов по работам подразделения, выравнивать загрузку трудовых ресурсов, выстраивать равномерную загрузку трудовых ресурсов, актуализировать загрузку трудовых ресурсов на основании фактических трудозатрат по трудовым ресурсам.

Экономика подразделения

Система позволяет планировать, учитывать и анализировать KPI по доходам, расходам и маржинальности подразделений по проектам.

Планирование субподрядных работ проекта

Функциональность планирования субподрядных работ проекта позволяет планировать и анализировать загрузку субподрядчиков (ролей и трудовых ресурсов).

Моделирование эффективности проекта

Функциональность «Моделирование эффективности проекта» предназначена для моделирования и сравнения нескольких вариантов «что если» на стадии планирования проекта и позволяет оценить изменение критического пути, сроков, стоимости работ и рентабельности проекта в зависимости от компетенций разных подрядчиков, смоделировать и сравнить несколько альтернативных вариантов, выбрать наилучший из возможных.

Оценка исполнителей и субподрядчиков

Для сводного анализа по всем проектам оценочных показателей субподрядных работ в системе предусмотрены различные отчеты.

ТМЦ

Планирование материальных затрат проекта

Функциональность планирования материалов, оборудования и других дополнительных затрат по проекту позволяет ввести информацию о планируемых затратах необходимых для выполнения проектной задачи. При этом планируемые затраты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые затраты могут быть включены в плановый бюджет расходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Учет фактических затрат по материальным ресурсам

Для регистрации фактических затрат по материальным ресурсам в системе предусмотрены соответствующие документы.

Экономика и общефирменное бюджетирование

В рамках данного этапа осуществляется управление процессом формирования общефирменных бюджетов и управления экономикой организации.

Формирование годового бюджета по проектам

• — Бюджет доходов по проектам
• — Бюджет прямых расходов по проектам
• — Заявки на расход ДС по проектам (Казначейство)
• — Бюджет общепроизводственных расходов (ОПР) по проектам
• — Бюджет общехозяйственных расходов (ОХР) по проектам
• — Формирование финансового результата по проектам и подразделениям
•  

Система позволяет из проектной подсистемы «Проектное бюджетирование» передать данные в подсистему «Бюджетирование» контура ERP, тем самым обеспечив возможность формирования годовых бюджетов в разрезе проектов по компании в целом, контроль расходов денежных средств по проектам (казначейство) и сформировать финансовый результат по проектам и подразделениям средствами подсистем контура ERP.

Бюджет общепроизводственных расходов по проектам