Переход на электронные перевозочные документы в 1С: что нужно подготовить компании

Group 2

Андронова Александра, директор по развитию, ГК Рациональ

31 Августа 2026 /  сервис 1С-ЭПД / Время чтения: 4 минуты

СОДЕРЖАНИЕ:
Какие документы переходят в электронный формат
Провести аудит схем перевозки
Проверить конфигурацию и обновить 1С
Настроить ЭДО и электронные подписи

 

С 1 сентября 2026 года основные перевозочные документы для большинства участников перевозок должны оформляться в электронном виде. Изменения затрагивают грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов. Для компаний, которые ведут учет в 1С, переход можно организовать через сервис 1С-ЭПД. Но одного подключения недостаточно: заранее нужно проверить учетную систему, подготовить электронные подписи, распределить роли сотрудников и протестировать обмен с контрагентами.

Какие документы переходят в электронный формат

 

При автомобильных перевозках обязательный переход касается прежде всего электронной транспортной накладной и электронного заказа или заявки. Для отдельных схем также применяются электронные экспедиторские и другие перевозочные документы. Бумажное оформление после 1 сентября 2026 года сохраняется только в предусмотренных нормативными актами случаях.

1С-ЭПД позволяет формировать документы в программе 1С, подписывать их и передавать другим участникам перевозки с последующим направлением сведений в ГИС ЭПД.

Провести аудит схем перевозки

Сначала необходимо определить, какую роль компания выполняет в каждой логистической цепочке. Организация может быть грузоотправителем, грузополучателем, перевозчиком, заказчиком услуг или экспедитором. От этого зависит набор документов и порядок их подписания.

 

Стоит отдельно описать основные сценарии: доставка собственным транспортом, работа со сторонним перевозчиком, привлечение экспедитора, переадресовка, замена транспорта или водителя. Для каждого сценария важно понимать, кто создает документ, кто проверяет данные и кто подписывает соответствующий титул.

Проверить конфигурацию и обновить 1С

 

Перед подключением ЭПД нужно убедиться, что используемая программа поддерживает необходимый функционал. 1С-ЭПД доступен в основных типовых решениях, включая 1С:Бухгалтерию, 1С:ERP, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексную автоматизацию и 1С:Управление нашей фирмой.

 

Если база давно не обновлялась или содержит много доработок, стандартный механизм ЭПД может потребовать дополнительной проверки. Желательно заранее протестировать создание перевозочных документов на основании привычных документов учета, например, реализации товаров и услуг.

Настроить ЭДО и электронные подписи

 

Обмен ЭПД выполняется через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Поэтому компании необходимо подключить электронный документооборот и настроить учетную запись для работы с 1С-ЭПД.

 

Если организация уже использует 1С-ЭДО для УПД, счетов-фактур и других документов, часть инфраструктуры может быть готова. Однако настройки перевозочного документооборота все равно нужно проверить отдельно.

 

Также необходимо определить сотрудников, которым потребуется электронная подпись. Это могут быть логисты, диспетчеры, ответственные за отгрузку, водители, механики и другие специалисты. Следует проверить срок действия сертификатов и полномочия тех, кто будет подписывать документы от имени организации.

Проверить данные в информационной базе

 

Электронные документы предъявляют повышенные требования к качеству данных. Ошибка в реквизитах может привести к отказу в обработке документа или необходимости вносить исправления уже во время перевозки.

 

До перехода на 1С-ЭПД стоит проверить карточки организаций и контрагентов, ИНН и КПП, адреса, данные транспорта и водителей, сведения о складах, договорах и грузах. Чем больше информации корректно переносится из учетной системы автоматически, тем меньше ручного ввода и вероятность ошибок.

Согласовать работу с контрагентами

 

Электронная транспортная накладная проходит через нескольких участников, поэтому готовность только одной организации недостаточна. Нужно заранее выяснить, каким способом с ЭПД будут работать перевозчики, поставщики, покупатели и экспедиторы.

 

При большом количестве партнеров удобно начать тестирование с тех, на кого приходится основной объем перевозок. Это позволит выявить различия в настройках и бизнес-процессах до обязательного перехода.

Распределить ответственность внутри компании

 

Еще до запуска стоит определить, кто создает документ, кто проверяет сведения, кто подписывает нужный титул и кто контролирует завершение документооборота. Отдельно желательно назначить сотрудника для разбора ошибок и нестандартных ситуаций.

 

Порядок работы лучше закрепить во внутренней инструкции. В ней можно описать действия при обычной перевозке, замене автомобиля или водителя, изменении адреса доставки и других распространенных ситуациях.

Провести тестирование до обязательного перехода

 

Откладывать запуск до 1 сентября не стоит. В 1С-ЭПД предусмотрен демонстрационный режим для проверки и отладки процессов. Компания может заранее протестировать создание документов, их подписание и обмен между участниками.

 

Особенно важно тестирование для организаций с доработанной 1С, сложной логистикой, филиальной структурой или собственным автопарком. По результатам можно скорректировать права пользователей, справочники и внутренние регламенты.

Что должно быть готово к переходу

К началу полноценной работы с 1С-ЭПД у компании должны быть актуальная версия 1С, настроенный электронный документооборот, действующие электронные подписи, корректные данные в справочниках и понятное распределение ролей. Также необходимо проверить обмен с основными контрагентами и обучить сотрудников.

 

Главная ошибка — воспринимать переход на ЭПД как исключительно техническое подключение нового сервиса. На практике меняется весь процесс оформления перевозки. Если заранее проверить систему, данные и действия участников, переход пройдет спокойнее и не станет причиной задержек в отгрузках.

Читайте также

Пользователям «1С:Предприятия 7.7» для РФ: поддержка типовых конфигураций прекратится с 2027 года. Рекомендации по переходу на продукты системы «1С:Предприятие 8»

Пользователям «1С:Предприятия 7.7» для РФ: поддержка типовых конфигураций прекратится с 2027 года....

Читать дальше
Обратно к списку
Старее О выпуске технического обновления Защищенного программного комплекса «1С:Предприятие 8z»