Учет организаций: одна база или несколько?

Group 2

Андронова Александра, директор по развитию, ГК Рациональ

15 Ноября 2022 / Блог / Время чтения: 2,5 минуты

СОДЕРЖАНИЕ:
Учет в отдельных базах
Учет в одной базе
Удаление помеченных объектов

Большинство пользователей при покупке программных продуктов или облачных сервисов 1С задумываются над тем, как лучше всего вести учет по нескольким организациям. Существует 2 варианта: вести учет в одной базе или вести учет в разных базах. Какой способ выбрать — разберем далее.

Учет в отдельных базах

Бывает так, что один бухгалтер может вести несколько организаций, при этом они никак не связаны между собой. В этом случае советуем вести учет в разных базах.

 

Преимущества данного варианта:

 

  • В любой момент можно легко выгрузить данные по нужной организации и передать базу;
  • Легко удалить базу, если больше не нужно вести учет по данной организации.

 

Недостатки данного варианта:

 

  • Если организаций много, то может возникнуть необходимость приобрести подписку на дополнительную базу;
  • Одинаковые атрибуты (контрагенты, поставщики, номенклатура) придется вводить заново для каждой базы.
1С в облаках


Учет в одной базе

Если удобнее вести несколько организаций в одной базе, то это можно сделать в прикладных приложениях сервиса 1С:Фреш:

  • в приложении "1С:Бухгалтерия" достаточно зайти в меню "Администрирование" - "Функциональность" и установить флажок "Учет по нескольким организациям"
учет в 1С БП
  • в приложении "1С:Комплексная автоматизация" необходимо зайти в раздел "НСИ и администрирование" - "Предприятие" и установить флажок "Несколько организаций"
учет в 1С КА

 

В каком случае стоит вести организации в одной базе:

 

  • у данных организаций общий собственник;
  • у организаций общие атрибуты (поставщики, контрагенты, номенклатура).

 

Преимущества данного варианта:

 

  • Можно видеть аналитику по всем организация сразу с помощью отчетов в программе;
  • Вводить поставщиков, контрагентов, номенклатуру и тд.д. нужно будет всего один раз.

 

Недостатки данного варианта:

 

  • Необходима дополнительная настройка прав доступа;
  • Различные обработки, внешние формы и отчеты могут быть нужны только для одной организации и мешать другим;
  • База увеличивается в объеме, поэтому потребуется больше времени на создание резервных копий;
  • Если по какой-то организации учет вести не понадобится, то удалить ее будет проблематично (потребуется помощь специалиста 1С).


Удаление помеченных объектов

Как мы уже писали ранее, пользователям, которые вели несколько организаций в одной базе, а затем решили одну из них удалить, сделать это достаточно проблематично. Недостаточно просто пометить объекты на удаление, потому что в этом случае все равно удалится не все.

Дело в том, что в программах на платформе 1С есть механизмы, обеспечивающие корректность данных бизнес-приложения. И одним из таких механизмов является контроль ссылочной целостности. Система дает возможность удалить какой-либо объект из базы, если на этот объект есть хотя бы одна ссылка.

 

Это может произойти по следующим причинам:

  • В табличной части документа есть элементы, которые относятся к разным организациям;
  • Связанные между собой документы относятся к разным организациям (например, платежное поручение и ведомость);
  • Документ является основанием, по нему созданы другие задачи и т.д.

 

Что можно сделать самостоятельно:

  • Найти и вручную удалить из всех этих объектов параметры ссылочного типа;
  • Пометить на удаление все объекты, задачи, свойства, которые больше не понадобятся для ведения учета в других организациях.


Затем останется запустить объекты на удаление еще раз. Возможно, действие придется повторить.


Полезные новости для бухгалтеров, ИП и директоров в нашем телеграм-канале>>>

Читайте также
Новые Критичные исправления в версиях платформы «1С:Предприятие 8»
Обратно к списку
Старее Как можно скорее обновите платформу «1С:Предприятие 8», чтобы продолжить работу!