Автоматическое заполнение авансовых отчетов в программах "1С" в облаке"1С:Фреш" (1cfresh.com)

В целях автоматического заполнения авансовых отчетов данными кассовых чеков реализована интеграция бухгалтерских приложений облачного сервиса «1С:Фреш» (1cfresh.com) с сервисом ФНС России, обеспечивающим проверку чеков ККТ. Данная возможность доступна в следующих приложениях облака «1С:Фреш»:

— «1С:Бухгалтерия»;
— «1С:Предприниматель»;
— «1C:Бухгалтерия 8 СПЕЦ/КОРП»;
— «1С:Садовод»;
— «1С:Гаражи»;
— «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации»;
— «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации КОРП».

Также планируется предоставить ее пользователям приложений:

— «1С:Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия», начиная с версии 3.0.145;
— «1C:Расчет квартплаты и бухгалтерия ЖКХ», начиная с версии 3.0.146.

Такая интеграция позволит автоматически заполнять авансовые отчеты и иные подобные документы данными кассовых чеков, подтверждающих покупки, сделанные подотчетными лицами.

С 2020 года функциональность автоматического заполнения авансовых отчетов кассовыми чеками подотчетных лиц доступна для пользователей «1С:БизнесСтарт» и хорошо себя зарекомендовала.

Для пользователей «1С:Фреш» новая функциональность в настоящее время будет бесплатной. Позднее планируется ввести плату за автоматическое заполнение документов (предварительно, при обработке до 200 чеков в квартал автоматическое заполнение останется бесплатным, далее – за плату).

Функциональные возможности

Часто возникают ситуации, когда сотрудники, покупая что-либо за подотчетные деньги, получают кассовые чеки, которые нужно учитывать в бухгалтерском и налоговом учете.

Пример 1. Бухгалтер-аутсорсер ведет учет предпринимателя (малого предприятия). Предприниматель (директор малого предприятия) регулярно приносит бухгалтеру пачку чеков за свои поездки или покупки, а бухгалтер включает эти расходы в налоговые декларации предпринимателя.

Пример 2. Сотрудники предприятия регулярно делают покупки для бизнеса в розничных магазинах, ездят в командировки, заправляются на АЗС без использования топливных карт и предоставляют чеки в бухгалтерию для подготовки авансового отчета или путевого листа.

До появления новой функциональности бухгалтеры вручную вводили в авансовые отчеты данные этих чеков. Это могло привести к ошибкам:

— неверным реквизитам документов;
— неправильным сведениям о покупке;
— двойному отражению в учете.

Кроме того, ручной ввод провоцировал бухгалтера сокращать вносимые данные – не вводить детально состав приобретенных товаров или услуг, что могло привести к претензиям налоговых органов при выездной проверке или истребовании первичных документов.

Теперь приложения в облаке «1С:Фреш» (1Cfresh.com) дают возможность по QR-коду, напечатанному на чеке, получить из ФНС реквизиты чека и его детальный товарный состав.

Использование этой возможности в облаке «1С:Фреш» позволит:

— снизить налоговые риски некорректного отражения в учете расходов, осуществляемых сотрудниками за подотчетные деньги;
— повысить уровень автоматизации при подготовке авансовых отчетов, так как по прочитанным данным приложение «1С» позволяет автоматически заполнить авансовый отчет сотрудника;
— работать только с надежными данными, проверенными ФНС.

В письме ФНС РФ № АБ-4-20/4292 разъясняется, что кассовый чек может храниться исключительно в электронной форме, без копии, отпечатанной на бумажном носителе.

Все QR-коды обработанных чеков сохраняются в сервисе «1С:Фреш», по ним кассовые чеки могут быть найдены и получены в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», а значит, будут являться документами, подтверждающими расходы.

Порядок подключения и работы

Пользователю необходимо зайти в приложение в облаке «1С:Фреш» и получить код доступа для мобильного приложения:
- для простого интерфейса – меню «Настройки – 1С:Сканер чеков»;
- для полного интерфейса – «Главное – 1С:Сканер чеков».
Установить на мобильный телефон бухгалтера или сотрудника, который делает закупки, мобильное приложение «1С:Сканер чеков» из App Store или Google Play (QR-коды для установки мобильного приложения находятся на форме получения кода доступа) и ввести в мобильном приложении полученный код доступа.
Отсканировать чек в мобильном приложении. Чек проверяется в ФНС и становится доступным в приложении в облаке «1С:Фреш».
При вводе авансового отчета (путевого листа, расходов предпринимателя) программа предложит заполнить документы детальными данными проверенных кассовых чеков.

Внимание! Партнерам не требуется вводить новый тариф, также не нужно что-либо настраивать в программе.

С 08.12.2023 пользователи, которые работают или планируют начать работу в указанных выше приложениях «1С:Фреш», могут воспользоваться возможностями интеграции бесплатно при наличии действующей подписки. Возможность недоступна в тарифах «1С:Нулевка», «1С:Электронная трудовая книжка».

На данный момент пользователи локальных версий приложений, установленных на компьютере пользователя («коробочных» или электронных поставок программы), а также пользователи других облачных сервисов на базе программы «1С Бухгалтерия 8» могут воспользоваться автоматическим заполнением авансовых отчетов, перейдя к работе в облачном сервисе «1С:Фреш» (1CFresh.com). Пользователи с действующим договором 1С:ИТС/КП ПРОФ могут сделать это без дополнительной оплаты в течение срока действия договора – просим обращаться к обслуживающему партнеру «1С».

Также пользователи локальных версий уже сейчас могут получить аналогичную функциональность, подключив «Сервис распознавания документов» (https://ocr.1c.ai).

Поддержка пользователей

Методическую поддержку пользователей в сервисе выполняет партнер «1С», который является обслуживающей организацией пользователя. Линия консультаций сервиса фирмы «1С» принимает обращения, связанные с доступностью сервиса, в режиме 24/7.